По умолчанию ключевое слово ищется только в заголовке сообщения.
Ключевое слово: искать в тексте сообщения
Фильтровать по автору:
Или MS Word...
Таблицу можно сделать в ворде, а потом преобразовать её в текст с разделителями - табуляторами.